Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten. Het wegnemen van oorzaken en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen.

Een klacht in het kader van deze regeling is iedere uiting van onvrede door of namens een belanghebbende inzake de dienstverlening van Aandacht Arbo in het algemeen of inzake het handelen of nalaten van individuele medewerkers van Aandacht Arbo, welke niet na een enkele toelichting of onmiddellijke correctie wordt verholpen. Met uitzondering van klachten betreffende het medisch oordeel van de bedrijfsarts of het medisch handelen van de bedrijfsarts. Deze heeft zijn eigen klachtenreglement.

Een dag niet zijnde zaterdag of zondag of in de Algemene Termijnenwet erkende nationale feestdag;

Periode van 7 dagen beginnend op een werkdag en eindigend 7 dagen later om 24.00u;

Periode beginnend op een werkdag en eindigend op dezelfde datum van de daaropvolgende
kalendermaand om 24.00u.

Uw uiting van ongenoegen of klacht kunt u mondeling of schriftelijk kenbaar maken aan iedere medewerker van Aandacht Arbo.
Wanneer een klacht namens iemand anders voor u wordt ingediend, ontvangen wij ook graag een machtiging die door u is ondertekend.

De klager kan zich bij het indienen en vervolgen van de klachtprocedure laten bijstaan door een of meerdere door hem aan te wijzen deskundige(n).

Iedere mondelinge of schriftelijke klacht wordt door de ontvanger op een daarvoor ontworpen formulier geregistreerd naar herkomst, korte inhoud, datum en wijze van ontvangst (mondeling of schriftelijk).
De geregistreerde klacht wordt op de dag van ontvangst doorgegeven aan de klachtenfunctionaris.
(verantwoordelijke voor de klachtafhandeling; dit is niet degene tot wie de klacht zich in persoon richt).
Indien nodig zal de klachtenfunctionaris telefonisch contact opnemen voor extra informatie over de klacht.

Binnen vijf werkdagen na de dag van ontvangst van de klacht wordt er een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de klager gestuurd, waarbij de klager tevens wordt geïnformeerd over de verdere procedure. Ook wanneer de klacht niet in behandeling wordt genomen wordt dit gemeld.

De klachtenfunctionaris legt de ontvangen klacht voor aan de betrokken medewerker(s). Zorgt dat de reactie van deze wordt samengevat en akkoord bevonden door de betrokkenen. Registreert de verworven informatie op het klachtenformulier. Ook informeert de klachtenfunctionaris de betrokkenen over verdere afhandeling van de klacht.

Na bepalen van mate van gegrondheid klacht ontvangt de klager uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk antwoord van de klachtenfunctionaris waarin de klacht en de voorgestelde oplossing/te nemen maatregelen worden vermeld. Tevens wordt de klager gewezen op de verder te volgen procedure indien hij/zij het niet eens is met de voorgestelde afhandeling van de klacht.

Indien klager het niet eens is met de schriftelijk voorgestelde afhandeling van de klacht maakt hij/zij dit binnen een maand schriftelijk kenbaar aan de klachtenfunctionaris.

De klager wordt binnen een week na ontvangst van de in het voorgaande artikel bedoelde mededeling van klager door Aandacht Arbo, in de gelegenheid gesteld mondeling (d.w.z. telefonisch of ten kantore van de betreffende vestiging) de klacht toe te lichten aan de in artikel 3 bedoelde verantwoordelijke. Indien dat door beide partijen nuttig wordt geoordeeld en indien van toepassing vindt de mondelinge toelichting plaats in een gesprek waarbij naast de klachtenfunctionaris ook de medewerker op wie zich de klacht toespitst aanwezig is. Indien zulks door een der partijen wordt gewenst is bij dit gesprek nog een tweede vertegenwoordiger naast de klachtenfunctionaris van Aandacht Arbo aanwezig. Schriftelijk wordt vastgelegd dat deze mondelinge procedure heeft plaatsgevonden en in welke vorm.

Indien de klager geen gebruik maakt van deze mogelijkheid ontvangt hij/zij binnen twee weken een definitieve beslissing van de klachtenfunctionaris.

Tijdens het in artikel 7 bedoelde gesprek kan aan de klager een voorstel worden gedaan tot het verhelpen van de klacht. Klager kan hierop onmiddellijk reageren. Indien in het gesprek een bevredigende afdoening van de klacht wordt gerealiseerd wordt dit aan het eind van het gesprek schriftelijk vastgelegd.

De klachtenfunctionaris bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Deze maatregelen worden vastgelegd.

De klachtenfunctionaris analyseert elk jaar de klachten, hij/zij beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of er corrigerende maatregel hebben geleid tot tevredenheid en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering.

Overschrijding van enige in de voorgaande artikelen gestelde termijn heeft van het moment van overschrijding van die termijn tot gevolg dat bij het voorleggen van de klacht aan de Geschillencommissie Arbodiensten niet aan klager kan worden tegengeworpen dat de interne klachtprocedure nog niet is afgerond, tenzij over de overschrijding van de termijn overleg heeft plaatsgevonden met de klager en deze daarmee heeft ingestemd.